"Meus arquivos estão no Drive, então tenho backup." Essa é uma das confusões mais comuns, e uma das que mais custa caro quando chega um ransomware (o vírus que "sequestra" os arquivos, criptografando tudo e pedindo resgate). Armazenamento em nuvem, sincronização e backup resolvem problemas diferentes. Veja o que cada um faz e como combinar.

Armazenamento em nuvem

É um lugar na internet para guardar e compartilhar arquivos, acessível de qualquer computador ou celular. Resolve o "onde está o arquivo?" e o trabalho em equipe.

Sincronização

Mantém a mesma versão do arquivo no computador e na nuvem. Você altera no notebook e a mudança aparece em todos os lugares. Ótimo para o dia a dia, mas com um porém: a sincronização também espalha os problemas. Se um arquivo é apagado ou criptografado por um vírus no computador, a mudança é sincronizada para a nuvem.

Por isso, bons serviços de arquivos guardam versões anteriores e têm lixeira. No DigiCloud, as versões anteriores são guardadas automaticamente e os arquivos apagados ficam na lixeira por pelo menos 30 dias. Isso ajuda muito, mas não é o mesmo que um backup separado.

Backup

É uma cópia independente, feita automaticamente e guardada longe dos dados originais, com várias datas para escolher. Se tudo der errado no computador e na sincronização, o backup continua lá, e você escolhe voltar para um dia antes do problema. Um backup que funciona de verdade tem três características: acontece sozinho, fica fora da empresa e avisa quando para de funcionar.

O que acontece em cada situação

Como combinar na empresa

• Arquivos da equipe: um servidor de arquivos na nuvem, como o DigiCloud, com pastas por setor, permissões, versões e lixeira.
• Computadores e servidores da empresa: o DigiBackup, o Backup em Nuvem da Digilink. Ele copia sozinho as pastas escolhidas várias vezes ao dia (depois da primeira cópia, só o que mudou é enviado), guarda versões anteriores no datacenter da Digilink no Brasil e avisa por e-mail se um computador ficar mais de 3 dias sem backup. Para recuperar um arquivo, basta escolher a data no Painel Digilink e baixar.
• Servidores na nuvem: nos Servidores em Nuvem da Digilink, o backup FULL diário com 7 dias de retenção já vem incluído.

Um HD externo ainda pode fazer parte da estratégia, como uma cópia a mais. O problema é ele ser a única cópia: se fica ligado ao computador, um ransomware pode criptografá-lo junto, e se fica no escritório, corre os mesmos riscos de incêndio e roubo. A regra mais usada é a 3-2-1: três cópias dos dados, em dois lugares diferentes, sendo uma fora da empresa. Para entender a cópia completa de um servidor, leia o que é backup FULL.