Trocar o e-mail de provedor dá frio na barriga: e se as mensagens antigas sumirem? E se algum cliente mandar e-mail no meio da troca e ninguém receber? Com o roteiro certo, a migração acontece com a empresa trabalhando normalmente. Estes são os 4 passos que usamos.

Antes de começar

• Faça a lista de todas as contas atuais, inclusive as de setor (contato@, financeiro@) e os redirecionamentos.
• Tenha a senha de cada conta antiga, ou peça ao provedor antigo para redefinir.
• Descubra onde está o DNS do domínio (quem controla os registros MX). É lá que a troca acontece.
• Se alguém usa o Outlook com mensagens guardadas só no computador (arquivos .pst), elas não estão no servidor e não serão copiadas pela migração. Separe-as antes.

Passo 1: crie as mesmas contas no novo provedor

No Painel Digilink, crie cada conta com o mesmo endereço e defina o espaço de cada uma. Nada muda para quem envia ou recebe ainda: o e-mail continua chegando no provedor antigo.

Passo 2: copie as mensagens antigas

Com a ferramenta Migrar e-mails, informe a conta antiga e a nova. A cópia é feita por IMAP, servidor a servidor: pastas, datas originais e marcações de lida e respondida são mantidas, e nada é apagado do provedor antigo. Essa primeira cópia pode levar de minutos a horas, conforme o volume. Enquanto isso, todo mundo continua usando o e-mail antigo.

Passo 3: troque o MX

O registro MX diz ao mundo para onde entregar os e-mails do seu domínio. Quando a primeira cópia terminar:

• Com o DNS gratuito da Digilink: MX, SPF, DKIM e DMARC são configurados sozinhos.
• Com o DNS em outro lugar (Registro.br, outro registrador, Cloudflare etc.): basta criar lá os registros que o Painel Digilink mostra (o MX e os de autenticação). Não é obrigatório trocar os servidores DNS do domínio.

A mudança se espalha pela internet em algum tempo, normalmente de minutos a algumas horas. Nesse intervalo, algumas mensagens ainda chegam no provedor antigo, e por isso existe o passo 4.

Passo 4: rode a cópia final

No dia seguinte à troca do MX, rode a cópia de novo. Ela traz só o que chegou no provedor antigo durante a transição, sem duplicar o que já foi copiado. Depois disso, configure os celulares e o Outlook com os novos dados (veja o passo a passo por programa) e pode cancelar o provedor antigo.

Conferência depois da migração

• Compare a quantidade de mensagens das pastas principais (Entrada, Enviados) entre a conta antiga e a nova.
• Envie um e-mail de teste de fora (um Gmail, por exemplo) para cada conta importante.
• Mantenha a conta antiga ativa por alguns dias, se possível, por segurança.
• Quem usa o app Outlook ou o myMail no celular: esses apps passam por servidores fora do Brasil, e o envio por eles vem bloqueado por segurança. Se a pessoa recebe mas não consegue enviar, peça a liberação ao suporte da Digilink.

O que pode não ser copiado

Mensagens guardadas só no computador, anexos acima do limite do novo provedor e, dependendo do provedor de origem, contatos e agenda (que não fazem parte do IMAP) precisam ser exportados e importados à parte. Se a sua migração tiver muitas contas ou muito volume, fale com a gente.

Ainda escolhendo o plano? Veja como funciona o espaço compartilhado com contas ilimitadas e os planos do E-mail Profissional.